juunote
Anna Weber, Leitung Disposition, Müller Logistik GmbH, 069 123456
Protokolle für 25 Disponenten, Start im November.
- Angebot für 25 Plätze im Tarif Pro
- 14 Tage Testzugang
- DuAngebot sendenFr, 10.10.
- DuTestzugang einrichtenMo, 13.10.
Vorlage · Vertrieb und Service
Telefonnotiz-Vorlage — in einer Minute festgehalten.
Wer hat angerufen, was will er, was wurde zugesagt? Mit einer festen Telefonnotiz geht kein Anruf mehr verloren — weder im Vertrieb noch im Kundenservice oder am Empfang.
Stand: 3. Oktober 2026 · von juunote · juunit GmbH
Das gehört in eine Telefonnotiz
Sechs Angaben, die bei jedem Anruf gleich sind.
- Datum, Uhrzeit, DauerWann das Gespräch war — wichtig für Rückfragen und Fristen.
- AnruferName, Firma, Rückrufnummer und E-Mail.
- Für wenWenn die Notiz weitergegeben wird: an wen.
- AnliegenIn einem Satz: worum es geht.
- ZusagenWas versprochen wurde, mit Termin.
- Rückruf und ErledigungBis wann zurückgerufen wird — und wann es erledigt ist.
Vorlage zum Ausfüllen
Als Word-Datei herunterladen, ausdrucken oder direkt in Word, Outlook oder OneNote einfügen — Tabellen und Überschriften bleiben erhalten.
telefonnotiz-vorlage.docx
Word-Datei
Telefonnotiz
- Datum, Uhrzeit
- Dauer
- Angenommen von
- Für
Anrufer
- Name
- Firma
- Telefon
Anliegen
Besprochen / zugesagt
- Rückruf erbeten bis
- Erledigt am / von
Telefonnotiz
| Datum, Uhrzeit | |
| Dauer | |
| Angenommen von | |
| Für |
Anrufer
| Name | |
| Firma | |
| Telefon | |
Anliegen
Besprochen / zugesagt
☐ Rückruf erbeten bis ______________________
☐ Erledigt am / von ______________________
Beispiel: Kundenanruf
Eine Anfrage aus dem Vertrieb, festgehalten in einer Minute.
Tipps
So geht kein Anruf verloren
- Während des Gesprächs schreiben — Nicht danach — dann fehlen Nummer und Zusage.
- Rückrufnummer wiederholen — Laut vorlesen und bestätigen lassen.
- Eine Ablage für alle — Notizen am Kunden im CRM oder im Ticket, nicht auf dem Schreibtisch.
- Zusagen mit Datum — „Ich melde mich“ wird zu „Rückruf bis Freitag“.
Mit juunote
Telefonieren — juunote schreibt die Notiz.
juunote erkennt Telefonate am Rechner, schreibt mit und macht daraus eine Notiz mit Anliegen, Zusagen und nächsten Schritten — die Aufgaben auf Wunsch in Microsoft To Do. Mit Einverständnis des Anrufers, ohne Bot und ohne Ton in der Cloud.
- Kein Bot im Meeting
- Transkription auf deinem Rechner
- Fertiges Protokoll nach deiner Vorlage
Fragen
Fragen und Antworten
Was ist der Unterschied zwischen Telefonnotiz und Gesprächsnotiz?
Inhaltlich kaum einer. Die Telefonnotiz ist meist kürzer und dient oft der Weitergabe an Kollegen; eine Gesprächsnotiz hält ausführlicher fest, was besprochen wurde.
Wo sollte ich Telefonnotizen ablegen?
Dort, wo das Team sie findet: am Kontakt im CRM, im Ticket oder in der Akte. Zettel und lose Dokumente gehen verloren.
Darf ich das Telefonat aufzeichnen, um die Notiz zu schreiben?
Nur mit Einwilligung deines Gesprächspartners. Ein heimlicher Mitschnitt ist strafbar (§ 201 StGB).
Weitere Vorlagen und Ratgeber
Aktennotiz
Für Akte, Mandat und Vorgang
Ansehen →Meeting-Protokoll
Für Besprechungen und Teamrunden
Ansehen →Teams-Meeting DSGVO-konform transkribieren
Was erlaubt ist und wie es geht
Ansehen →Hinweis: Diese Seite gibt allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall frag bitte deinen Rechts- oder Datenschutzberater.