Ein gutes Protokoll hält fest, was entschieden wurde und wer was bis wann erledigt. Hier bekommst du eine Vorlage als Word-Datei, ein ausgefülltes Beispiel und die Tipps, mit denen Protokolle wirklich gelesen werden.
Stand: 3. Oktober 2026 · von juunote · juunit GmbH
Ein Ergebnisprotokoll reicht für die meisten Besprechungen: Es hält Ergebnisse fest, nicht jeden Satz.
Als Word-Datei herunterladen, ausdrucken oder direkt in Word, Outlook oder OneNote einfügen — Tabellen und Überschriften bleiben erhalten.
Worum ging es, was ist das Ergebnis? Zwei bis drei Sätze.
| Was | Wer | Bis wann |
|---|---|---|
Meeting-Protokoll
| Titel | |
| Datum, Uhrzeit | |
| Ort oder Tool | z. B. Raum 2 oder Microsoft Teams |
| Teilnehmende | |
| Entschuldigt | |
| Protokoll |
1. Tagesordnung
2. Kurzfassung
Worum ging es, was ist das Ergebnis? Zwei bis drei Sätze.
3. Entscheidungen
4. Aufgaben
| Was | Wer | Bis wann |
|---|---|---|
5. Offene Punkte
6. Nächster Termin
| Verteiler |
Eine Teamrunde von 28 Minuten, als Ergebnisprotokoll.
Release 1.1 ist draußen, die Rückmeldungen sind überwiegend gut. Nächster Schwerpunkt: Mehrsprachigkeit.
juunote schreibt im Meeting mit, transkribiert auf deinem Rechner und füllt genau diese Struktur aus — mit Kurzfassung, Entscheidungen und Aufgaben samt Fälligkeit. Du bestätigst und verschickst.
Das Ergebnisprotokoll hält nur Ergebnisse fest: Entscheidungen, Aufgaben, offene Punkte. Das Verlaufsprotokoll gibt zusätzlich wieder, wie die Diskussion lief und wer welche Position vertreten hat. Für die meisten Besprechungen reicht ein Ergebnisprotokoll.
Am besten jemand, der nicht moderiert. Wer leitet, hat den Kopf für die Diskussion frei — oder ein Werkzeug wie juunote schreibt mit, und niemand muss tippen.
Bei normalen Besprechungen nicht. Für Eigentümerversammlungen, Vereins- oder Gesellschafterversammlungen gelten aber eigene Regeln zu Inhalt und Unterschrift.
Nur, wenn alle Beteiligten einverstanden sind. Das nichtöffentlich gesprochene Wort ohne Einwilligung aufzunehmen, ist in Deutschland strafbar (§ 201 StGB). Sag zu Beginn, dass mitgeschrieben wird, und frag nach.
Idealerweise am selben Tag, spätestens nach 24 Stunden — solange sich alle noch erinnern und Fehler auffallen.
Für Akte, Mandat und Vorgang
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