Teams-Meeting transkribieren — DSGVO-konform.

Drei Wege zum Transkript

Für Microsoft Teams gibt es im Wesentlichen drei Möglichkeiten:

• Die Transkription von Teams selbst. Sie läuft, wenn eure Organisation sie freigeschaltet hat; alle Teilnehmenden sehen einen Hinweis, das Transkript liegt anschließend in Microsoft 365.
• Ein Bot, der dem Meeting beitritt. Viele KI-Notiztools schicken einen eigenen Teilnehmer in den Call, der aufnimmt und den Ton in die Cloud des Anbieters überträgt.
• Eine App auf dem eigenen Rechner. Sie nimmt auf, was auf deinem Gerät ankommt — ohne zusätzlichen Teilnehmer. So arbeitet juunote: Die Transkription läuft lokal, der Ton wird danach verworfen.

Ohne Einverständnis geht es nicht

Das nichtöffentlich gesprochene Wort aufzunehmen, ohne dass die Beteiligten einverstanden sind, ist in Deutschland strafbar (§ 201 StGB). Datenschutzrechtlich brauchst du eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO und musst die Teilnehmenden vorher informieren — wer aufnimmt, wozu, wie lange gespeichert wird.

Praktisch heißt das: Zu Beginn ansagen, dass mitgeschrieben wird, und nachfragen. Wer nicht einverstanden ist, wird nicht aufgenommen.

Wohin gehen die Daten?

Bei jedem Werkzeug lohnt der Blick auf vier Fragen:

• Wo wird der Ton verarbeitet — auf deinem Gerät oder auf Servern des Anbieters?
• Wird der Ton gespeichert, und wenn ja, wie lange?
• Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)?
• In welchem Land stehen die Server, und welche Unterauftragnehmer sind beteiligt?

Je weniger Daten das Gerät verlassen, desto einfacher fällt die Antwort auf alle vier Fragen.

Betriebsrat einbinden

Werkzeuge, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung von Beschäftigten zu überwachen, sind mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Gibt es einen Betriebsrat, sprich ihn an, bevor ein Transkriptionswerkzeug für alle eingeführt wird — eine Betriebsvereinbarung schafft Klarheit für alle.

Checkliste vor dem ersten Transkript

• Teilnehmende vor Beginn informiert und Einverständnis eingeholt
• Zweck festgelegt: Protokoll, nicht Leistungskontrolle
• Werkzeug geprüft: Verarbeitungsort, Speicherdauer, Auftragsverarbeitung
• Speicher- und Löschfristen für Transkripte und Protokolle bestimmt
• Datenschutzbeauftragte und ggf. Betriebsrat eingebunden
• Interne Regel, wer Transkripte sehen darf

Wie juunote damit umgeht

juunote ist auf möglichst wenig Daten ausgelegt: Es tritt keinem Meeting bei, sondern nimmt auf deinem Rechner nur die Meeting-App und dein Mikrofon auf. Die Transkription läuft lokal, der Ton wird danach verworfen. Für das Protokoll geht nur Text an die Protokoll-KI; Protokolle liegen verschlüsselt auf deinem Gerät. Einzelheiten stehen auf der Sicherheitsseite.