Vorlage · Büro und Kanzlei

Aktennotiz-Vorlage — kurz, sachlich, wiederauffindbar.

Eine Aktennotiz hält fest, was in einem Gespräch oder Telefonat zu einem Vorgang besprochen wurde — so, dass es auch in einem Jahr noch jemand versteht. Mit Vorlage und Beispiel.

Zur Vorlage Automatisch ausfüllen lassen

Stand: 3. Oktober 2026 · von juunote · juunit GmbH

Das gehört in eine Aktennotiz

Wenige feste Angaben machen den Unterschied zwischen Notizzettel und Akte.

VorgangAktenzeichen, Mandat, Projekt oder Kunde — woran die Notiz hängt.
Wann und wieDatum, Uhrzeit und Art: Telefonat, Besprechung, Video-Call.
BeteiligteWer gesprochen hat, mit Funktion und Firma.
SachverhaltWas der Anlass war und was geschildert wurde — sachlich, ohne Wertung.
Ergebnis und VereinbarungenWas besprochen, entschieden oder zugesagt wurde.
Fristen und WiedervorlageWas bis wann zu tun ist, und wann die Akte wieder vorgelegt wird. Dazu: wer die Notiz verfasst hat.

Vorlage zum Ausfüllen

Als Word-Datei herunterladen, ausdrucken oder direkt in Word, Outlook oder OneNote einfügen — Tabellen und Überschriften bleiben erhalten.

aktennotiz-vorlage.docx Word-Datei

Aktennotiz

Vorgang / Az.
Datum, Uhrzeit
Art: Telefonat / Besprechung / Video-Call
Beteiligte

Anlass

Sachverhalt

Ergebnis und Vereinbarungen

Fristen und Aufgaben

Was	Wer	Bis

Wiedervorlage
Verfasst von

Beispiel: Mandantengespräch

Eine Aktennotiz zu einem Gespräch über den Verkauf einer Betriebsimmobilie.

Ausgefülltes BeispielAktennotiz · Becker GmbH08.10.2026 · Besprechung · 35 min

Sachverhalt

Die Becker GmbH plant, ihre Betriebsimmobilie 2027 zu verkaufen. Der Notartermin ist für Februar 2027 vorgesehen, Kaufpreis rund 1,2 Mio. €.

Fragen des Mandanten

Steuerliche Folgen eines Verkaufs 2027
Zeitpunkt der Übergabe

Vereinbart

Berechnung der steuerlichen Folgen bis 24.10.
Mandant schickt Grundbuchauszug und Vertragsentwurf

Fristen

FLBerechnung an Mandanten24.10.
DuWiedervorlage Akte27.10.

Tipps

Was eine gute Aktennotiz ausmacht

Zeitnah schreiben — Direkt nach dem Gespräch — Details sind nach einem Tag weg.
Sachlich bleiben — Was gesagt wurde, nicht was man davon hält. Wörtliche Aussagen in Anführungszeichen.
Für Dritte verständlich — Schreib so, dass eine Vertretung ohne Rückfrage weiterarbeiten kann.
Fristen sofort eintragen — Eine Frist in der Notiz ersetzt nicht den Kalender.
Am Vorgang ablegen — Eine Aktennotiz, die niemand findet, hilft nicht.

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Die Aktennotiz entsteht, während du zuhörst.

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Fragen

Fragen und Antworten

Was ist der Unterschied zwischen Aktennotiz und Protokoll?

Ein Protokoll dokumentiert eine Besprechung vollständig nach festem Aufbau. Eine Aktennotiz ist kürzer und hält fest, was zu einem bestimmten Vorgang besprochen wurde — oft auch einseitig, etwa nach einem Telefonat.

Muss eine Aktennotiz unterschrieben werden?

Nein, eine Unterschrift ist nicht vorgeschrieben. Name und Datum des Verfassers machen sie aber nachvollziehbar.

Wie lange wird eine Aktennotiz aufbewahrt?

So lange wie die Akte, zu der sie gehört. Für Kanzleien gelten berufsrechtliche Aufbewahrungsfristen, für Unternehmen die Fristen des Handels- und Steuerrechts, wenn die Notiz dazugehört.

Darf ich ein Telefonat für die Aktennotiz aufnehmen?

Nur mit Einwilligung des Gesprächspartners (§ 201 StGB). Frag zu Beginn, ob du mitschreiben lassen darfst.

Hinweis: Diese Seite gibt allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechtsberatung. Für deinen Einzelfall frag bitte deinen Rechts- oder Datenschutzberater.